La organización de un evento es una tarea que reúne muchas acciones, por lo que es un proceso que necesita un buen planteamiento. Para saber cómo organizar un evento sigue leyendo este artículo que desde Sonimalaga, como empresa de servicios audiovisuales en Málaga. ponemos a disposición de nuestros lectores.
Cómo organizar un evento
Para explicar cómo organizar un evento vamos a indicar 10 pasos a seguir, ¡esperamos que os ayude!
Define tu evento
En primer lugar, debes tener todos los conceptos claros para poder materializarlos. Responde las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es tu objetivo final con este evento?
- ¿Cuántos invitados habrá?
- ¿Cuánto dinero esperas recaudar?
Reúne a tu equipo
Selecciona a las personas que te ayudarán a llevar a cabo el evento. Debes plantear todas las actividades que se realizarán en el evento y asignarle un encargado. Una vez que hayas conformado a tu equipo, es importante establecer canales de comunicación efectivos para lograr una colaboración exitosa y mantener una dinámica saludable.
Elabora un presupuesto
A la hora de aprender cómo organizar un evento, el presupuesto es una parte fundamental. Ya sea para justificar la inversión de un evento empresarial, preparar una propuesta para un cliente o planificar la financiación de un evento aprobado, es necesario contar con un presupuesto detallado que contemple los siguientes gastos clave:
- Centro del evento: incluyendo el alquiler de salas, fianza y aparcamiento.
- Servicios Audiovisuales: como proyectores, internet/wifi, altavoces, micrófonos y cámaras.
- Catering: camareros, alimentos, bebidas, mantelería y decoración de mesas.
- Marketing: software de marketing para redes sociales, materiales y diseños impresos y software de gestión de registro.
- Entretenimiento: se hace referencia a los músicos/DJ, las tarifas de los ponentes y posibles dietas de alojamiento y transporte asociados.
- Otros gastos adicionales que puedan surgir, como la decoración del centro del evento, los asientos, el personal adicional para el evento, los impuestos y las tarifas.
Evento y fecha
Antes de comenzar la búsqueda de la locación para tu evento, es importante elaborar una lista de los elementos clave que sean prácticos y que estén alineados con la visión del evento. Esta lista debe estar a tu disposición y ser consultada con frecuencia durante la búsqueda y visita de opciones. Algunas sugerencias de los puntos clave que debes verificar incluyen:
- El tipo de aparcamiento que se requiere.
- Si necesitas contar con tu propio equipo de audiovisuales o si el centro del evento lo proporciona.
- Si el lugar cuenta con una cobertura móvil estable o si se debe ofrecer conexión wifi.
- La cantidad de superficie necesaria.
- Si se requiere un espacio abierto o áreas/salas independientes.
- Con cuánta antelación se debe reservar el centro del evento.
- Las políticas de fianza, cancelación y devolución.
Cuenta con socios y patrocinadores
Este paso depende del tipo de evento que realices, pero es una buena idea para incrementar el presupuesto y el alcance del evento es contar con patrocinadores y socios.
- Es importante comprender los objetivos de marketing de los posibles patrocinadores o socios antes de buscar su apoyo para tu evento.
- Identificar a las personas que toman las decisiones en las empresas es fundamental para poder dirigirse a ellas de manera efectiva.
- Busca socios cuya visión de negocio se alinee con la de tu evento para garantizar una relación más armoniosa.
- Es recomendable informarse sobre el momento en el que los posibles patrocinadores o socios planifican su presupuesto de patrocinio para asegurarte de estar presente cuando se tomen las decisiones importantes.
Dale vida al evento
Para materializar de forma adecuada el evento debes pensar en estos puntos para crear su identidad visual:
- Define un nombre memorable y coherente con la temática del evento.
- Establece el tema principal del evento y asegúrate de que se refleje en la identidad visual.
- Diseña un logotipo que sea fácilmente reconocible y que represente la esencia del evento.
- Define una paleta de colores y una estética general que refleje el estilo y la personalidad del evento.
- Utiliza consistentemente la identidad visual en todos los materiales de promoción y comunicación del evento.
Desarrolla la estrategia de marketing
En todos los eventos debe existir una buena estrategia de marketing para satisfacer las necesidades de todos los invitados.
Además, el marketing de contenidos puede ser una herramienta efectiva para atraer a los asistentes y comunicarles los beneficios de participar en tu evento.
Equipo técnico
En primer lugar, necesitas un software de registro para los asistentes y para gestionar toda la información. Asimismo, es necesario un equipo audiovisual de calidad, puedes encontrar todo el material en Sonimalaga.
Proveedores
¿Qué es de un evento sin sus proveedores? Para aprender cómo organizar un evento debes saber que los principales son el catering y el entretenimiento. Analiza los diferentes presupuestos y elige el que mejor se adapte a las necesidades de tus invitados.
Últimos retoques
Ya está todo listo, solo falta que las cosas salgan como las has planeado. Para ello, debes tener un control sobre todas las acciones y lograr que la organización siga su curso.
Por último, al finalizar el evento, debes evaluar su rendimiento para mejorar en tus próximos movimientos.
Esto ha sido todo sobre cómo organizar un evento, ¡esperamos que esta guía te sirva de ayuda! Sigue leyendo nuestro blog, te recomendamos qué son los altavoces multiroom.
