Si estabas buscando cómo hacer una videoconferencia, has venido al lugar indicado, quédate porque en este artículo te lo explicaremos de una manera fácil y breve.
¡Empecemos!
Actualmente es más fácil que nunca celebrar reuniones por vídeo, ya no son necesarias grandes inversiones ni sofisticadas salas de conferencias. A día de hoy , un rincón de la oficina puede convertirse en un lugar eficaz para las videoconferencias.
En el caso de las empresas, éstos programas de videoconferencia les permiten cubrir las necesidades no solo de comunicación interna entre diferentes empleados y departamentos, sino también de comunicación externa con clientes y proveedores.
Ya no es necesario desplazarse a un espacio físico para reunirse con ellos, sobre todo ahora que las restricciones de movilidad y el teletrabajo están muy presentes en el entorno empresarial.
Sigue leyendo que te contamos qué es, cómo hacer una videoconferencia y qué ventajas te pueden aportar.
¿Qué es la videoconferencia y cuáles son sus ventajas?
Una videoconferencia es un software interactivo que genera una conexión en tiempo y espacio real a través de una pantalla con una o varias participantes ubicados en diferentes lugares. Estos programas permiten la transmisión de video, audio y archivos a través de Internet. Este último elemento es importante, ya que es lo que lo diferencia de las videollamadas, que no permiten compartir este tipo de información.
El uso de sistemas de videoconferencia en nuestra empresa nos permite mejorar muchos aspectos de nuestro día a día, lo que nos puede reportar numerosas ventajas:
Ahorramos tiempo y costes de desplazamiento
No tener que desplazarnos a un lugar físico para celebrar la reunión, evitamos posibles problemas que puedan surgir en el camino, como atascos.
Mejoraremos nuestra productividad y eficiencia
Nos permite concentrarnos en los problemas que requieren más atención que en temas secundarios, ya que agilizamos los procesos.
Mejoraremos las relaciones interpersonales
Poder ver a las personas al otro lado de la pantalla, tendremos un contacto más cercano con nuestros clientes y miembros del equipo, como si nos encontráramos cara a cara.
¿Cómo hacer una videoconferencia según tus necesidades?
Es de esperar que hoy en día que casi todo el mundo sabe cómo hacer una videoconferencia, dependiendo de la intención con la que prefieras llevarla a cabo tendrás que usar una solución u otra. Estos son algunos ejemplos de cómo hacer una videoconferencia:
Videoconferencia para un grupo reducido
Si quieres realizar una videoconferencia con un grupo reducido, la mejor solución es crear una sala de reuniones. Los participantes se unirán a través de un enlace de invitación que se enviará con antelación, y podrán acceder desde cualquier navegador y aplicación.
Videoconferencia para una charla o una gran audiencia
Si tu audiencia es más grande pero necesitas interacción entre los participantes, la mejor opción en este caso es un Webinar. Con esta herramienta puedes crear conferencias, presentaciones de productos y eventos, permitiendo que tus participantes se comuniquen contigo en tiempo real, tal como si estuviera ocurriendo en un espacio físico. Te da la posibilidad de compartir documentos, también la propia pantalla del interlocutor, así como la grabación, que podrás compartir posteriormente en cualquier reproductor de vídeo.
Videoconferencias para formación o soporte
Asesorar y brindar asistencia técnica a tus clientes cuando lo necesitan es fundamental, así como capacitar a tu equipo para realizar correctamente sus tareas. En estos casos, puedes usar cualquiera de las dos opciones anteriores, según el tamaño de tu audiencia.
Programas de videoconferencia más conocidas
Éstas son los programas más conocidos y los que más se utilizan para hacer videoconferencias:
Google Hangouts
Es una de las herramientas más utilizadas. No necesitas instalar nada en tu ordenador. Cualquier persona con una cuenta de gmail tiene acceso a Hangouts. Número de usuario ilimitados. Es muy fácil de usar cuando se configura una reunión en Google Calendar. Con Hangouts, puedes silenciar el micrófono, tener una espacio de chat para escribir y puedes compartir tu pantalla con otros participantes.
Skype
Skype es otra opción muy popular. Para acceder a Skype, es necesario crear una cuenta previamente. Skype te permite conectarte con cualquier persona, independientemente de su dirección de correo electrónico. Es gratuito y permite un máximo de 10 personas. Para añadir más personas, tienes que contratar un plan premium. Al igual que Hangouts, puedes compartir tu pantalla, tener una sala de chat para escribir y puedes silenciar el micrófono. Para utilizar Skype, tienes que descargarlo e instalarlo en tu ordenador.
Zoom
Es otra herramienta que actualmente tiene mucho éxito. Hay diferentes planes de precios y, según lo que elijas, puedes añadir participantes adicionales. A diferencia de Skype y Hangouts, puedes configurar más la reunión. Puedes añadir un título, una descripción, una duración, los permisos que quieres dar a los participantes al entrar etc.
En resumen, esta herramienta se ha vuelto vital tanto para las empresas cómo para otros centros. El auge del teletrabajo ha hecho imprescindible saber cómo hacer una videoconferencia para poder sacarle el máximo partido. Igualmente si no sabes cómo hacerlo o necesitas pantallas, salones, altavoces o demás dispositivos, en SONIMALAGA somos expertos en servicios audiovisuales en Málaga con más de 30 años de experiencia.
Disponemos de atención personalizada. No te quedes con la duda y ¡contáctanos!.
